Contabilidade organizada ou regime simplificado: qual o mais adequado?

Quando inicia um novo negócio ou abre atividade nas Finanças, há sempre questões sobre os processos burocráticos. Uma das questões centrais é o regime de tributação, ou seja, a forma como declara os rendimentos e as despesas.

Existem dois regimes de tributação: a contabilidade organizada e o regime simplificado. Compreender as diferenças entre os dois é essencial para perceber qual é o que melhor se adequa ao seu caso.

Descubra o que é a contabilidade organizada e o regime simplificado, a quem se destinam, as suas vantagens e outros pontos relevantes sobre o tema.

O que é a contabilidade organizada?

A contabilidade organizada é um regime de tributação que obriga as empresas a organizar todos os seus documentos, nomeadamente faturas e despesas, em dossiês fiscais que devem ser guardados durante vários anos.

A manutenção desses dossiês são da responsabilidade de um contabilista certificado. Mediante as faturas e despesas apresentadas, o profissional irá preencher e entregar as declarações de IRC, IVA e outros documentos previstos no calendário fiscal anual.

A grande vantagem da contabilidade organizada é a dedução das despesas relacionadas com o trabalho (atividade profissional). Apesar de ser necessário contratar um contabilista certificado, o valor investido irá ajudá-lo a melhorar a gestão de tempo da sua empresa e aumentar a produtividade, uma vez que deixa de desempenhar tarefas relacionadas com as questões fiscais. Além disso, este regime de tributação possibilita-lhe identificar mais facilmente os lucros e prejuízos, e, assim, reavaliar e reajustar as estratégias.

1# A quem se destina o regime de contabilidade organizada?

O regime de contabilidade organizada é obrigatório para todos os tipos de Sociedades, independentemente da sua forma jurídica:

• Sociedade Anónima;
• Sociedade por quotas;
• Sociedade Unipessoal por Quotas.

E é um regime adequado para:

• Empresários com um volume de despesas superior a 25% dos seus rendimentos;
• Empresários em Nome Individual (ENIs);
• Trabalhadores independentes.

Nestes últimos dois casos, a contabilidade organizada é uma mais-valia caso os rendimentos anuais sejam superiores a 200.000€ brutos.

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2# Que despesas podem ser deduzidas na contabilidade organizada?

Para obter o máximo de benefícios deste regime de tributação, pode deduzir as despesas de:

• Utilização de viatura própria;
• Gastos relacionados com combustíveis, deslocações e estadias;
• Depreciações e amortizações de materiais informáticos (computadores, impressoras, entre outros);
• Renda do escritório ou do estabelecimento afeto à atividade;
• Créditos bancários;
• Multas e coimas relacionadas com infrações;
• Contabilista certificado.

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O que é o regime simplificado?

O regime simplificado é o regime de tributação mais comum e a atribuída aos ENIs e trabalhadores independentes. Para ser abrangidos por este regime tem de cumprir os seguintes requisitos:

• Ter residência em Portugal;
• Ter rendimentos até 200.000€ brutos por ano;
• O balanço do período de tributação anterior tem de ser inferior a 500.000€.

Com o regime simplificado tem menos obrigações fiscais e não obriga à contratação de um contabilista certificado. Portanto, a grande vantagem é ter menos despesas. Por outro lado, também não pode deduzir despesas relacionadas com a atividade profissional. As finanças consideram automaticamente que 75% dos rendimentos são líquidos, sendo os restantes 25% correspondentes a despesas.

No entanto, se a sua atividade for relacionada com vendas, hotelaria, restauração ou bebidas, serão tributados 85% dos seus rendimentos (os outros 15% são considerados despesas).

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As diferenças entre a contabilidade organizada e o regime simplificado

De forma resumida, apresentamos as principais diferenças entre estes regimes de tributação para que possa definir o que mais se adequa ao seu caso.

Como alterar o regime de tributação?

A mudança do regime simplificado para a contabilidade organizada é obrigatória quando:

• em dois anos consecutivos, os rendimentos anuais ultrapassam os 200.000€ brutos;
• num ano, os rendimentos ultrapassam os 250.000€ brutos.

Nestas situações, o ENI ou trabalhador independente, deve entregar a declaração de alterações nas Finanças até ao dia 15 de janeiro do ano seguinte e nomear o contabilista certificado.

Os ENI e trabalhadores independentes que não tenham rendimentos brutos anuais até 200.000€ podem aderir opcionalmente ao regime de contabilidade organizada. Para alterar o regime, devem entregar uma declaração de alteração nas Finanças até ao final de março, nomeando o contabilista certificado.  Esta adesão só se justifica caso as despesas do ENI ou trabalhador independente representem mais de 25% do valor dos seus rendimentos.

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Contabilidade organizada ou regime simplificado: qual o mais adequado?

Se tem ou está a abrir uma empresa, o regime de contabilidade organizada será a única escolha possível.

Se, no entanto, partilha o espírito empreendedor da Geração Z e é um ENI ou trabalhador independente, o regime simplificado será, na maior parte dos casos, a solução mais prática.

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