Guia de transporte: legislação, multas e boas-práticas para empresas

A guia de transporte é um documento exigido por lei no transporte de mercadorias, que deve acompanhar as mercadorias desde o momento de carga até à entrega ao destinatário final.

Neste artigo, exploramos os vários aspetos a ter em conta na emissão da guia de transporte, desde o cumprimento da legislação à adoção de boas práticas.

O que são as guias de transporte? 

As guias de transporte são documentos que acompanham os bens em circulação, em território nacional, com exceção das exclusões previstas na lei. 

De acordo com a Autoridade Tributária e Aduaneira, os bens de circulação são “todos os materiais que se encontram fora dos locais de produção, transformação ou exposição nos estabelecimentos de venda”. 

Por exemplo, as mercadorias armazenadas em veículos no momento de descarga ou transbordo, ou expostas em feiras e mercados para venda devem ser acompanhadas por uma guia de transporte. 

As empresas que tenham um volume de negócios superior a 100.000€ são obrigados a comunicar os documentos de transporte à Autoridade Tributária e Aduaneira. 

Quando deve ser emitida a guia de transporte e qual a sua validade? 

O documento pode ser emitido de várias formas que abordamos de seguida. Após a sua emissão, deve ser comunicada à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) antes de ser efetuado o transporte das mercadorias. 

A guia é válida a partir do momento de emissão até à entrega da mercadoria.  

Em geral, todos os transportes de mercadorias requerem a guia de transporte. No entanto, há exceções, nomeadamente no transporte de: 

• mercadorias provenientes de produtores agrícolas, apícolas, silvícolas ou de pecuária resultante da sua própria produção;
• mercadorias de retalhistas que se destinem a consumidores finais;
• bens para uso pessoal ou doméstico;
• mercadorias para transações intracomunitárias (ou seja, quando o destinatário está fora de Portugal);
• mercadorias para transações com países terceiros sujeitos a um destino aduaneiro. 

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Como emitir uma guia de transporte?  

A emissão da guia de transporte pode ser realizada de diversas formas: 

• Online, no Portal das Finanças; 
• Através de um software de vendas certificado pela AT; 
• Através de um software interno da própria empresa; 
• Em papel, em tipografias devidamente autorizadas. Neste caso, deve contactar a AT via telefone para comunicar os dados da guia. 

As guias de transporte emitidas eletronicamente não precisam de ser impressas, desde que o transportador se faça acompanhar pelo código emitido pela AT, atribuído aquando da comunicação da guia à AT. Já se forem impressas, devem sê-lo em triplicado. A exceção a esta regra é a guia de transporte global, que deve acompanhar a mercadoria sempre no formato impresso. 

Como comunicar ou emitir uma guia de transporte no Portal da Autoridade Tributária?  

A emissão do documento é simples – basta ter um perfil de utilizador no Portal da AT que permita a emissão dessas guias.  

Para obter esta permissão, siga estes passos: 

1. Escreva “Gestão de Utilizadores” na barra de pesquisa da AT;
2. Clique em “Aceder” na opção “Gestão de Utilizadores”;
3. Crie um novo perfil de utilizador preenchendo os dados pedidos; 
4. Quando chegar à lista de operações utilizadas, selecione as opções “WDT - Comunicação de Dados de Documentos de Transporte” e “WFA - Comunicação de Dados de Faturas”;
5. Clique em “Submeter”. A partir daqui, é gerado um novo utilizador autorizado a emitir guias de transporte.  

Para a emitir no Portal da AT, siga os passos: 

1. Aceda à página do e-faturas destinado para a circulação de bens;
2. Faça login e selecione a opção “Remetente dos bens”;
3. Escolha a opção “Emissão de Documentos de Transporte”;
4. Preencha os dados necessários e clique em submeter. 

Quando utiliza um software de vendas para emitir a guia, é necessário comunicá-la à AT. Atualmente, vários dos softwares certificados pela AT já o fazem automaticamente. Se não for o caso, siga os primeiros dois passos da emissão descritos acima, e no terceiro passo escolha a opção “Comunicação por Ficheiro”. Depois, anexe a guia de transporte emitida pelo software de vendas.  

Quais são os dados de preenchimento obrigatório numa guia de transporte? 

Segundo o artigo 4º do Regime de Bens em Circulação, há informações que têm de constar numa guia de transporte: 

Nome, firma ou denominação social do remetente dos bens; 

• Domicílio ou sede do remetente dos bens;
• NIF do remetente dos bens;
• Nome, firma ou denominação social do destinatário, ou adquirente dos bens;
• Domicílio ou sede do destinatário, ou adquirente dos bens;
• NIF do destinatário ou adquirente, quando este é sujeito passivo de IVA (art.º 2.º do CIVA);
• Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades; 
• Locais de carga e descarga;
• Data e a hora em que se inicia o transporte. 

Os vários tipos de documentos de transporte 

A guia de transporte é apenas um dos muitos documentos de transporte, nos quais se inserem também os seguintes: 

• Guia de remessa: documento que contém todas as informações relativas ao envio da mercadoria; 
• Guia de transporte: para transporte de mercadorias com destinatário definido; 
• Guia de movimentação de ativos próprios: para transporte de mercadorias da própria empresa sem efeitos de venda (transporte de armazém para armazém ou do armazém para exposições, por exemplo); 
• Guia de consignação: para movimentação de mercadorias ainda não vendidas, mas com destinatário definido; 
• Guia ou nota de devolução: para o transporte de mercadorias devolvidas pelo cliente; 

A par destes, há ainda a guia de transporte global. Esta deve ser emitida quando não existe um destinatário definido.

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O valor das multas por falta de guia de transporte 

As multas por falta deste documento variam entre os 150€ e os 7.500€. Também pode ser penalizado quando emite a guia, mas não a comunica à Autoridade Tributária e Aduaneira. É importante frisar que este documento só é válido quando tem o código de autorização atribuído pela AT. 

A multa aplica-se ao transportador e ao remetente da mercadoria, ou só ao transportador, caso o remetente não esteja identificado. 

As omissões ou erros no preenchimento da guia de transporte também podem originar penalizações, como, por exemplo, colocar o NIF ou local de carga ou descarga errado. Nestes casos, os valores oscilam entre os 93,75€ e os 11,250€. 

Para além das coimas, também a viatura e a mercadoria podem ser apreendidas. No entanto, o seu valor pode reduzir para metade se num prazo de 15 dias regularizar a situação junto das autoridades competentes. 

3 Boas práticas na gestão de guias de transporte 

Para evitar as multas por falta de guia de transporte, estas 3 boas práticas vão ajudá-lo. 

1# Preveja as necessidades de transporte 

Se conseguir prever e planear os transportes antecipadamente, evita esquecimentos e stress de última hora. Assim, consegue organizar-se melhor, de forma a emitir a guia e comunicá-la à AT atempadamente.  

2# Faça a emissão eletrónica da guia 

A digitalização dos processos torna tudo mais rápido e eficiente. Prefira emitir a guia através de um software certificado pela AT, ou diretamente no Portal das Finanças destinado para o efeito. Isto assegura a atribuição automática do código da AT à guia e evita que tenha de fazer um segundo processo para comunicá-la à AT. 

3# Acompanhe sempre o transporte com a guia em triplicado e/ou com os seus códigos 

Emitir a guia é o primeiro passo. Mas esta só é útil se acompanhar a mercadoria a que lhe diz respeito. Como indicado previamente, se estiver em formato impresso, deverá ter a guia em triplicado. Se optar por não imprimir, faça-se acompanhar pelo código da AT atribuído à respetiva guia. Neste ponto, pode ser-lhe útil ter uma check-list de pontos a verificar antes de sair com a mercadoria.  

Depois das questões legais, os benefícios 

Com a guia de transporte tratada, agora há que pensar na melhor forma de rentabilizar o transporte. Por exemplo, sabia que para cada tipo de frota, há um cartão Galp Frota adequado? 

As pequenas e médias empresas podem beneficiar de descontos e vantagens do cartão Galp Frota Business. Já as grandes empresas, têm no Galp Frota Corporate a melhor solução. Ambas terão ao dispor a plataforma de gestão de frotas da Galp, onde é possível gerir em tempo real os consumos da sua frota, planear rotas ou até mesmo compensar as emissões de carbono.