Ajudas de custo: tipos, valores de referência e impostos

As ajudas de custo são um apoio extra que a empresa atribui ao colaborador para compensar despesas relacionadas com deslocações profissionais. Nestas incluem-se as despesas de transporte, refeições e estadias.

Contudo, a legislação existente relativamente à regulamentação das ajudas de custo aplica-se ao setor público. Já o setor privado não tem uma lei pela qual se possa guiar.

Descubra neste artigo tudo sobre as ajudas de custo e outros tipos de compensação.

Quais são os diferentes tipos de ajudas de custo?

As ajudas de custo contemplam as seguintes tipologias:

• Transportes: custos do combustível, portagens, estacionamento, bilhetes de transporte e encargos de deslocação em viatura própria;
• Refeições: custos das refeições durante as deslocações ou o período em que estiver deslocado da sua zona de residência a título de trabalho;
• Estadias: custos da estadia num hotel ou semelhante durante as deslocações.

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Quais são os valores de referência para as ajudas de custo?

As ajudas de custo só estão legisladas para o setor público. Todavia, para respeitar os tetos de isenção de IRS e Segurança Social, as empresas privadas seguem os valores de referência do setor público, que são os seguintes:

1# Transporte

• Transporte em veículo próprio: 0,36€/km;
• Transportes públicos: 0,11€/km;
• Transporte veículo motorizado não automóvel: 0,14€/km;
• Veículo aluguer (1 funcionário): 0,34€/km;
• Veículo aluguer (2 funcionários): 0,14€/km (a cada);
• Veículo aluguer (3 ou mais funcionários): 0,11€/km (a cada).

2# Estadias

• Estadia nacional - Trabalhadores em geral em funções públicas: 50,20€;
• Estadia nacional - Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 69,19€;
• Estadia internacional - Trabalhadores em geral em funções públicas: 89,35€;
• Estadia internacional - Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores:  100,24€.

Nota: os valores das estadias representam também os limites diários que o Estado reembolsa para as ajudas de custo.

3# Refeições

• Se for pago em dinheiro: 6€;
• Se atribuído em cartão refeição: 9,60€.

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Que outras regras se aplicam às ajudas de custo?

O setor público também estabelece regras quanto às percentagens a pagar e à definição dos limites mínimos de deslocação.

Para que haja reembolso das ajudas de custo em deslocações diárias, estas têm de ser superiores a 20 km (desde o local de trabalho). Já nas deslocações em dias sucessivos, a distância mínima é de 50 km.

Consoante o tipo de deslocação, o setor público também limita a percentagem da ajuda de custo a pagar.

1# Deslocações diárias

• 25%, se a deslocação se realizar entre as 13h e as 14h ou entre as 20h e as 21h;
• 50%, se a deslocação implicar estadia.

2# Deslocações em dias sucessivas

As deslocações em dias sucessivos dividem-se entre dia de partida, de chegada e restantes dias:

• Dia de partida: 100%, se a partida ocorrer até às 13h; 75% se ocorrer entre as 13h e as 21h; 50% se for depois das 21h.
• Dia de chegada: 0% se o trabalhador regressar até às 13h; 25% se chegar entre as 13h e as 20h; 50% se chegar depois das 20h.
• Restantes dias: ajudas de custo pagas a 100%.

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As ajudas de custo pagam impostos?

Dada a ausência de legislação para o setor privado, as empresas têm a liberdade para aplicar as regras e valores que mais lhes convierem. Quer isto dizer que pode diferir do setor público. No entanto, ultrapassando os valores de referência do setor público, as ajudas de custo ficam sujeitas a IRS e Segurança Social.

Por exemplo, se uma refeição custar 16€ e for paga dinheiro, os 10€ que passam do teto de isenção, ficam sujeitos a IRS e Segurança Social.

Há ainda a tributação autónoma, que incide sobre 5% do valor das ajudas de custo. No entanto, se a empresa faturar as ajudas de custo ao cliente, fica isenta desta taxa, reduzindo assim as suas despesas. Outra forma de reduzir custos e obter benefícios fiscais, inclusive através da redução da tributação autónoma, é mudando para a mobilidade sustentável. Este ano, a sua empresa pode obter até 6.000€ de apoio para adquirir um elétrico ligeiro de mercadorias através das medidas de incentivos carros elétricos 2024.

Em suma

Não há lei que defina as normas das ajudas de custo no setor privado e, por esse motivo, as empresas decidem consoante o que lhes for mais conveniente.

Se, por exemplo, quiser melhorar a retenção de talentos da sua empresa e incentivar a sua equipa a usufruir do Cheque Formação Digital, pode cobrir as despesas para o centro de formação, mesmo que sejam inferiores ao limite de quilómetros estabelecido pelo setor público. A decisão é sempre da empresa. A única regra que se aplica refere-se aos tetos máximos de isenção de IRS e Segurança Social, que são nivelados pelos valores de referência do setor público.

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