Gestão de tempo: as 7 melhores práticas

Maior produtividade, menos stress e melhores resultados comerciais. Estes são os resultados de uma boa gestão de tempo no trabalho. Descubra como o fazer com estas 7 dicas práticas.

Gestão de tempo: no que consiste?

A gestão de tempo é o que lhe permite gerir o tempo de trabalho de forma o mais organizada e eficiente possível. Uma das grandes vantagens de uma gestão de tempo equilibrada é o aumento da produtividade. Mas, além disso, a capacidade de distinguir as tarefas prioritárias das menos urgentes dá-lhe margem de manobra para organizar o seu dia contemplando momentos para descansar ou para lazer - quem sabe até para uns exercícios de mindfulness.

Vantagens de uma gestão de tempo eficiente

Os benefícios de uma boa gestão de tempo no trabalho são inúmeros. Entre eles, destacam-se os seguintes:

• Maior tranquilidade;
• Ter mais tempo para realizar as restantes tarefas do dia a dia;
• Definição de limites entre a vida pessoal e profissional;
• Aumento de produtividade;
• Redução do stress;
• Identificação e eliminação de maus hábitos.

7 dicas para fazer uma boa gestão de tempo

Para o ajudar nessa tarefa, aqui ficam 7 sugestões práticas.

1# Priorize as tarefas

Muitas vezes, os trabalhadores sentem-se sobrecarregados com a quantidade de tarefas por realizar, mas nem todas têm a mesma importância. Depois de definir quais os afazeres mais prioritários, pode programar um tempo específico para cada um.

O método timebox é uma estratégia que consiste em concluir o trabalho num período definido à priori. Assim, o aconselhado é dividir uma tarefa grande em pequenas subtarefas – para o ajudar a esquematizar e efetuar essa divisão, existem inúmeros programas, como o Asana, Trello, Monday, entre outros. Desta forma, vai eliminando as pendências uma a uma enquanto mantém a concentração e o foco, fazendo pequenas pausas à medida que for sentindo necessidade. Assim, estará a aumentar a produtividade da sua equipa de trabalho, o que irá contribuir, inevitavelmente, para uma melhoria dos resultados da empresa.

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2# Implemente a regra 80/20

Conhecida como Princípio de Pareto, a regra 80/20 sugere que cerca de 80% dos resultados são provenientes de 20% das ações. Esta estratégia encoraja a dedicar tempo às atividades rápidas para ir, passo a passo, de encontro às metas da empresa. Para isso, deve começar por identificar as tarefas que mais contribuem para alcançar os objetivos delineados e concentrar-se na sua execução. Com este método, terá uma sensação de maior produtividade e motivação ao longo do dia de trabalho.

3# Evite o multitasking

Embora possa parecer uma forma eficiente de fazer várias coisas de uma só vez, a verdade é que a ciência já demonstrou que o multitasking pode diminuir a produtividade. Isto porque o cérebro precisa de tempo para se ajustar a cada mudança de tarefa e, se a atenção estiver dividida entre várias atividades, é mais provável que negligencie pormenores importantes. A probabilidade de errar é maior e a sensação de sobrecarga e frustração também.

Por isso, adote práticas que potenciem a concentração numa tarefa de cada vez. Reserve blocos de tempo específicos para cada uma, evite interrupções e concentre-se exclusivamente na atividade designada durante esse período.

Investir em ações de formação sobre inteligência emocional pode ajudar os seus colaboradores a desenvolver a capacidade de resiliência e foco.

4# Faça mais pausas

Ao contrário do que se possa pensar, fazer pausas não é uma perda de tempo, mas sim uma estratégia valiosa para melhorar o desempenho e até o bem-estar.

As pausas são necessárias para aliviar a mente e o corpo, combater a fadiga e restaurar a clareza mental. Além disso, vários estudos comprovam que os momentos de descontração e descanso contribuem para a criatividade, já que a mente tem a oportunidade de se afastar temporariamente de tarefas específicas e ganhar espaço para que novas ideias surjam.

Uma técnica que pode ser utilizada para ajudar neste ponto é a Técnica Pomodoro. Cronometre no temporizador do telemóvel ou computador 25 minutos. Este é o período no qual estará a focado numa determinada tarefa. Findo esse tempo, descanse 5 minutos. Repita o processo 4 vezes e à 5ª, aumente o período de descanso para 20 minutos.

Faças das pausas um compromisso. Movimente o corpo, alongue, faça uma breve caminhada, lanche, apanhe um pouco de ar fresco, mude de ambiente ou socialize com colegas para revitalizar a mente. Procure desligar-se dos aparelhos eletrónicos.

5# Planeie o dia seguinte

Para evitar estar constantemente em stress com as urgências que vão surgindo ao longo do dia, o ideal é fazer um planeamento da semana e ir ajustando diariamente.

Dedique 5 ou 10 minutos no final do dia para preparar as tarefas do dia seguinte. Para isso, conte com a ajuda de programas concebidos para esse efeito, como referidos no ponto 1 (Asana, Trello, Monday, entre outros).

Assim, está a libertar a sua mente de preocupações desnecessárias e sabe que está tudo controlado e organizado.

6# Utilize a automação sempre que possível

Use a tecnologia a seu favor para realizar tarefas repetitivas e manuais. A automação permite libertar tempo e energia para se concentrar em atividades mais estratégicas.

Atualmente, pode utilizar diversas ferramentas que têm como base a inteligência artificial para este efeito. Por exemplo, com a Frotas Galp, pode poupar tempo e dinheiro. Nesta plataforma, tem a possibilidade de gerir a sua frota automóvel e os seus consumos em tempo real.

7# Crie um ambiente de trabalho produtivo

Um ambiente bem organizado que favoreça a produtividade tem um impacto direto e positivo na eficiência, motivação e qualidade do trabalho.

Organize o espaço de modo a ser fácil encontrar documentos, aceder a ferramentas e outros recursos e personalize o ambiente com elementos que estimulem a criatividade e a concentração, como plantas e cores neutras para potenciar a harmonia e bem-estar. Sem esquecer a ergonomia do mobiliário, cadeira e iluminação, que constituem a base para o conforto físico e para a produtividade. Descubra neste vídeo algumas das medidas que contribuem para o bem-estar dos colaboradores e as finanças da empresa, já que permitem poupar energia.

Estes pontos, que promovem a melhoria da qualidade de vida e estão contemplados no conjunto de metas conhecidos como Objetivos de Desenvolvimento Sustentável, são essenciais para a motivação dos trabalhadores, em especial para a nova geração, a geração Z.

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