Gestão de frotas: vale a pena subcontratar?

A gestão de frotas é um pilar essencial para a eficiência de muitas empresas, mas o que envolve exatamente este processo? Conheça as melhores práticas da gestão de frotas e saiba como pode impulsionar o sucesso do seu negócio.

O que é a gestão de frotas?

A gestão de frotas é um processo que envolve o planeamento, organização e controlo dos veículos de uma empresa. O número e a tipologia destes veículos podem variar – desde motociclos, veículos ligeiros ou pesados, de mercadorias a transporte de passageiros. Algumas empresas podem ainda ter frotas mais específicas, como de máquinas agrícolas, embarcações ou aviões.

A gestão de frotas também incide sobre o trabalho dos motoristas, sendo a comunicação entre o gestor e trabalhador essencial para garantir bons resultados. O objetivo é otimizar a utilização dos veículos, para manter ou melhorar os seus níveis de segurança e performance ao longo do tempo com o menor custo possível.

Vantagens da gestão de frotas

Estas são as principais vantagens de uma correta gestão de frotas.

Aumento da eficiência

Planeamento dos percursos, utilização de telemetria para rastrear e entender a utilização dos veículos e a redução dos tempos de inatividade: tudo isto contribui para melhorar a eficiência da frota.

Redução de custos

O custo total de aquisição (TCO - Total Cost of Ownership) analisa o custo de um veículo não só pelo preço de aquisição, mas também por todas as despesas necessárias para o manter operacional até ao fim do seu ciclo de vida. Sendo assim, a função do gestor é reduzir este TCO ao máximo, privilegiando a manutenção preventiva e proporcionando poupanças extra, como os descontos em combustíveis, disponíveis com os cartões Galp Frota Business.

Melhoria da segurança

A manutenção preventiva, a monitorização da condução dos motoristas e a sua formação contribuem para um dia a dia mais seguro, com melhores níveis de segurança rodoviária.

O que inclui a gestão de frotas?

A gestão de frotas pode estar centralizada num só profissional, de um departamento interno ou ser realizada via outsourcing (a chamada terceirização de frotas). Em qualquer cenário, este processo abrange várias etapas.

1. Negociação e aquisição de veículos

Este é o ponto de partida. Aqui, considera-se o tipo de veículos necessários, a capacidade de carga, a eficiência de combustível e outros requisitos específicos. O objetivo é obter a melhor relação custo-benefício, para garantir que a frota responde às necessidades operacionais e financeiras da empresa.

2. Gestão da manutenção de veículos

Esta é uma responsabilidade contínua que assegura que a frota esteja sempre em boas condições. Um plano de manutenção bem estruturado inclui a inspeção periódica, substituição de peças e reparações necessárias. Manter os veículos em ótimo estado ajuda a prevenir avarias, aumentar a longevidade dos veículos e garantir a segurança dos motoristas.

3. Inspeção periódica e deveres legais

Este passo inclui a realização de inspeções técnicas obrigatórias e a manutenção da documentação necessária, como a guia de transporte. Estar em conformidade evita multas e problemas legais, garantindo que a frota opere dentro dos padrões estabelecidos.

4. Controlo dos consumos

Controlar os consumos envolve monitorizar os abastecimentos de combustível e outras despesas associadas ao uso dos veículos. Tenha em dia um registo rigoroso para identificar padrões de consumo e implementar medidas para reduzir gastos. Sabia que existe uma certificação energética para frotas? Este processo atesta o compromisso de uma empresa com a sustentabilidade.

5. Planeamento das rotas

Planear as rotas é fundamental para otimizar as viagens. Softwares especializados ajudam a traçar rotas mais eficientes, fazer o rastreio em tempo real e reduzir o tempo de viagem e o consumo de combustível.

6. Gestão dos motoristas

É igualmente importante que os motoristas tenham formação contínua e que o seu desempenho seja monitorizado. Um bom gestor de frotas assegura que todos tenham comportamentos preventivos no cumprimento das normas de trânsito, contribuindo para a segurança e o bom funcionamento da frota.

Quais os principais indicadores da gestão de frotas?

Os KPIs (Key Performance Indicators, em inglês) são os indicadores-chave de desempenho que permitem ter acesso a diversas informações essenciais para uma boa gestão de frotas. Alguns dos mais importantes são:

• TCO (Custo Total de Aquisição)
• Consumo de combustível e/ou eletricidade
• Manutenção e reparação 
• Tempo de inatividade
• Taxa de ocupação dos veículos
• Taxa de incidentes (acidentes e multas)
• Emissões de CO2
• Idade da frota
• Desempenho dos motoristas

Frota própria ou terceirização da frota: qual o mais adequado?

Esta é uma dúvida que muitos gestores de frota têm. Ambas as opções têm as suas vantagens e desvantagens, e a escolha depende de diversos fatores, como o tamanho da operação, a natureza do negócio e os objetivos de longo prazo. Vamos explorar cada uma para ajudar a perceber qual pode ser mais adequada para o seu caso.

Frota própria

Ter uma frota própria significa que a empresa detém e gere os veículos diretamente, sendo responsável pela compra, manutenção, seguros e todas as despesas associadas. Esta solução traz algumas vantagens importantes:

• Maior controlo: com uma frota própria, terá total controlo sobre os veículos, desde a escolha do modelo até à gestão diária. Isto pode ser especialmente importante se as operações requerem veículos com características específicas ou personalizadas.
• Longo prazo: se a sua empresa tem uma operação contínua e previsível, possuir a frota pode ser mais económico a longo prazo. Apesar do investimento inicial ser elevado, a médio e longo prazo, o custo de operação pode ser inferior.
• Imagem da empresa: ter veículos com a marca da empresa visível nas ruas pode fortalecer o branding e a presença no mercado. Além disso, a frota própria pode ser adaptada com características que reflitam os valores da empresa, como sustentabilidade (com veículos elétricos, por exemplo).

Terceirização da frota

Por outro lado, a terceirização da frota significa que uma empresa externa é responsável por fornecer e gerir os veículos que utiliza. Aqui, a sua empresa paga periodicamente um valor pelo uso dos veículos e serviços associados. Esta opção também oferece algumas vantagens claras:

• Custos previsíveis: ao optar por outsourcing, a empresa tem uma maior previsibilidade nos custos. Em vez de lidar com despesas inesperadas de manutenção ou reparação, o valor que paga inclui todos esses serviços.
• Menos burocracia: a terceirização também significa menos preocupações com o seguro, inspeções legais, manutenção e gestão diária dos veículos, uma vez que tudo isto é tratado pelo fornecedor.
• Flexibilidade: se o seu negócio tem flutuações sazonais ou precisa de ajustar a frota conforme a procura, a terceirização oferece uma flexibilidade que a frota própria não proporciona. Pode aumentar ou reduzir a frota sem grandes compromissos financeiros.
• Atualização de frota: muitas empresas que oferecem outsourcing de frotas renovam os seus veículos regularmente, o que significa que poderá ter sempre acesso a uma frota moderna, com menos riscos de avarias e mais eficiente em termos de consumo de combustível.

Em suma, se precisa de flexibilidade, quer evitar grandes investimentos iniciais e prefere ter menos preocupações com a gestão diária dos veículos, a terceirização pode ser a melhor escolha. No entanto, se estiver disposto a investir a longo prazo e se o controlo total for uma prioridade, uma frota própria pode ser mais adequada.

Imagine uma empresa que precisa de 10 veículos para as suas operações diárias e que está a avaliar se deve investir numa frota própria ou terceirizar. Se cada veículo custar €25.000, com um seguro anual de €800, custo de manutenção anual de €1.200, gastos de combustível de €2.500 e custos de inspeção de €200, o valor total da frota em 5 anos será €485.000.

Se optar por subcontratar, imagine que paga 600€ pelo aluguer mensal por veículo (inclui manutenção, seguro e documentação). A isto deve somar o mesmo consumo de combustível, de €2.500 por ano. Neste cenário, o custo total da terceirização em 5 anos é de €485.000.

Neste cenário, os custos totais da frota própria e da terceirização são semelhantes ao longo dos 5 anos. No entanto, há algumas considerações a fazer. No primeiro caso, a empresa tem de assumir com um investimento inicial elevado (€250.000) e lidar com a desvalorização dos veículos. Além disso, tem de gerir diretamente a manutenção, seguros e inspeções. Contudo, após o período de 5 anos, continua a ser proprietária dos veículos, que ainda terão algum valor comercial. 

Já na terceirização, a empresa tem custos mais previsíveis ao longo do tempo, sem um investimento inicial significativo. No entanto, no final dos 5 anos, não fica com a posse dos veículos, tendo apenas usufruído dos mesmos durante o período contratado.

10 dicas para melhorar a gestão de frotas

Aproveite ao máximo todas as vantagens de uma gestão de frotas eficiente, aplicando estas dicas.

1. Defina claramente os KPIs mais importantes para a sua empresa

Os indicadores da gestão de frotas variam consoante as empresas. Uma frota utilizada para deslocações dos colaboradores valoriza a taxa de ocupação de cada veículo. Já uma frota de mercadorias privilegia, por exemplo, o desempenho dos motoristas.

KPIs como o custo por quilómetro, tempo de inatividade dos veículos, consumo de combustível por quilómetro e número de avarias ajudam a acompanhar o desempenho da frota ao longo do tempo. Defina as suas próprias métricas de forma clara e mensurável, para os poder analisar e melhorar ao longo do tempo.

2. Utilize um software de gestão de frotas

A tecnologia é um dos grandes aliados para melhorar os KPIs da frota. Um bom sistema de gestão permite centralizar informações críticas como a localização dos veículos, consumo de combustível, histórico de manutenção e até o desempenho dos motoristas. Softwares que integram telemetria oferecem dados em tempo real, ajudando a identificar ineficiências e a otimizar rotas. Além disso, a automação de tarefas como a gestão de manutenção, monitorização de seguros e inspeções pode poupar tempo e reduzir o risco de falhas humanas.

Existem, no entanto, outras ferramentas essenciais, como o Portal Frotas Galp, que permite fazer uma gestão centralizada de cartões e do consumo de combustível. Através deste portal, consegue:

• planear rotas de acordo com os postos de combustível mais perto de si ou que têm os preços e descontos que mais lhe agradam;
• gerir todos os seus cartões Galp Frota (pode, por exemplo, cancelar um cartão, pedir uma 2.ª via ou alterar o PIN);
• saber em tempo real o consumo de cada cartão;
• gestão do plafond;
• análise dos consumos realizados por tipo de combustível/produto e cartão;
• pagamentos digitais;
• acesso a faturas no formato digital.

3. Padronize os processos

A padronização faz com que cada membro da equipa saiba exatamente o que tem de fazer, quando e onde, reduzindo a probabilidade de erros. E o resultado é visível: uma melhoria dos níveis de eficiência.

4. Invista em veículos eficientes

A escolha dos veículos certos pode fazer toda a diferença na gestão da frota. Ao adquirir novos veículos, dá prioridade a modelos que ofereçam boa eficiência de combustível, baixa manutenção e que sejam adequados ao tipo de operação da empresa.

Para além disso, veículos mais modernos tendem a ter menos avarias e a cumprir melhor as normas ambientais, o que ajuda a empresa a reduzir a sua pegada ecológica.

5. Estabeleça parcerias

Mesmo que não opte pela terceirização da frota, há outras parcerias que lhe possibilitam reduzir custos e aumentar o tempo de atividade dos veículos. É o caso das parcerias com concessionários, oficinas e postos de combustível. Por exemplo, com o cartão Galp Frota poupa simultaneamente nos abastecimentos e nos carregamentos elétricos.

6. Ouça os seus motoristas e peça feedback aos clientes

As competências de comunicação de um gestor são essenciais para adaptar a sua estratégia à realidade. Ouvir os motoristas e os clientes permite ao gestor estar a par do que se passa no dia a dia e agir em conformidade.

7. Invista em ações de formação

Tanto o gestor como os motoristas beneficiam com uma aprendizagem contínua. Por exemplo, os motoristas podem fazer ações de formação em eco-condução, um estilo de condução que combina a segurança com a sustentabilidade.

8. Privilegie a manutenção preventiva

A manutenção preventiva é essencial para garantir que os veículos estão sempre em boas condições e evitar avarias inesperadas e custos elevados de reparação. Implemente um plano de manutenção regular para identificar problemas antes que se tornem graves, prolongando a vida útil dos veículos e reduzindo o tempo de paragem. Agende também inspeções regulares atempadamente, para verificar componentes como pneus, travões, níveis de óleo e sistemas elétricos.

9. Controle fraudes

Infelizmente, as fraudes na gestão de frotas não são incomuns. Casos como roubo de combustível, desvios de rotas e carga extraviada podem representar um grande impacto financeiro. Aqui, a tecnologia é uma grande ajuda, uma vez que muitos softwares para gestão de frota incluem o rastreamento por GPS ou sensores de combustível, o que ajuda a prevenir e detetar fraudes antes que causem prejuízos maiores.

10. Reveja regularmente os custos

Por último faça uma revisão periódica de todos os custos associados à frota. Analise os contratos com fornecedores, seguros e despesas de manutenção para garantir que está a obter o melhor valor. Negocie com fornecedores para ajustar preços e condições, sempre que possível, e considere a implementação de políticas internas para reduzir o desperdício e melhorar a eficiência.

Tendências na gestão de frotas a que deve estar atento

Conheças as principais tendências de gestão de frotas que as empresas não podem descurar.

Localização de frotas por GPS

As soluções de gestão e localização de frotas por GPS continuam a ser uma tendência muito valorizada pelos gestores empresariais, uma vez que contribuem para melhorar o serviço prestado ao cliente e para aumentar a eficiência da frota automóvel.

A localização por GPS continua a ser uma tecnologia bastante eficiente para perceber se as rotas estão otimizadas, ou se estão a resultar em gastos acrescidos. Além disso, esta tecnologia é um auxiliar na confirmação de entrega de encomendas, ou da chegada a um local de trabalho, tudo isto em tempo real.

Automatização de processos

A automatização crescente de processos na gestão de frotas ajuda a diminuir as atividades manuais, nas quais se perde mais tempo. Assim também é possível recolher e analisar uma série de dados.

Neste caso, a aposta em sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) e checklists digitais permitirá não só poupar tempo, como reduzir o erro humano e o impacto que pode ter no dia-a-dia da empresa.

Sustentabilidade e mobilidade elétrica

A redução da pegada de carbono é uma preocupação crescente para as empresas e, no que respeita à frota automóvel, muitas optam já por renovar as suas frotas dando prioridade aos veículos com menos emissões de CO2, como os híbridos ou elétricos.

Também a otimização das rotas e a manutenção preditiva são tendências que ajudam a melhorar a pegada ambiental das empresas. A sustentabilidade passa, ainda, pela sensibilização dos trabalhadores para uma gestão mais consciente do seu trabalho, adotando uma condução defensiva, ou desligando o carro quando estiver parado, por exemplo.

Gestão em mobilidade

Soluções que conectem os seus trabalhadores e lhes facilitem o dia de trabalho em mobilidade, partilhando informação em tempo real e disponibilizando ferramentas que permitam gerir as tarefas de forma mais eficiente serão cada vez mais valorizadas no mundo empresarial.

Por isso, através da app Mundo Galp, os colaboradores das empresas clientes Galp Business podem usufruir dos seus descontos exclusivos, sem ter de andar com o cartão na mão. Conheça aqui todas as soluções.

Inteligência artificial

Com a IA já é possível analisar rapidamente um grande conjunto de informações, identificar padrões e agir em conformidade. No que respeita à gestão de frotas, a inteligência artificial possibilita uma série de melhorias, como indicar os períodos ideais para realizar manutenções programadas, indicar o melhor combustível para os veículos e quais os veículos mais indicados para determinado serviço.

App Frotas Galp: o seu aliado na gestão de frotas

Utilize o portal Frotas Galp para controlar os principais indicadores de gestão da sua frota. Já os seus colaboradores podem usar a app Frotas Galp para gerir os consumos efetuados com o cartão Galp Frota.