Gestão de frotas: tudo o que precisa de saber

A gestão de frotas é um pilar essencial para a eficiência de muitas empresas, mas o que envolve este processo? Através de uma série de atividades estratégicas e operacionais, a gestão de frotas permite otimizar o uso dos veículos, reduzir custos, melhorar a segurança e garantir a conformidade legal.

Desvende as melhores práticas da gestão de frotas e saiba como pode impulsionar o sucesso do seu negócio.

O que é a gestão de frotas?

É um processo que envolve o planeamento, organização e controlo dos veículos de uma empresa. O número e a tipologia destes veículos variam de empresa para empresa. Podem ser motociclos, veículos ligeiros ou pesados, de mercadorias ou de transporte de passageiros. Algumas empresas podem ainda ter frotas mais específicas, como de máquinas agrícolas, embarcações ou aviões.

A gestão de frotas também incide sobre o trabalho dos motoristas, sendo a comunicação entre o gestor e trabalhador essencial para garantir bons resultados. O objetivo é otimizar a utilização dos veículos, mantendo ou melhorando os seus níveis de segurança e performance ao longo do tempo com o menor custo possível.

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Como funciona a gestão de frotas?

A gestão de frotas pode estar centralizada num só profissional, de um departamento interno ou ser realizada via outsourcing (a chamada terceirização de frotas). Em qualquer cenário, este processo abrange várias etapas, entre as quais:

• Negociação e aquisição de veículos;
• Contratação do seguro auto empresas;
• Gestão da manutenção de veículos;
• Inspeção periódica e outros deveres legais, como a guia de transporte;
• Controlo dos consumos;
• Planeamento das rotas;
• Gestão dos motoristas.

Para realizar a gestão de frotas, existem softwares que ajudam o gestor nessa tarefa. Estes permitem, por exemplo, realizar o planeamento das rotas, recorrendo ao uso de certas tecnologias, como a telemetria, que rastreiam os movimentos dos veículos e permitem, assim, ter uma informação mais concreta da sua utilização. Existem, no entanto, outras ferramentas, como o Portal Galp Frotas, que auxilia na gestão dos consumos dos cartões Galp Frota.

O gestor responsável também tem como tarefa evitar as fraudes mais comuns na gestão de frotas, como as cargas defasadas ou extraviadas ou os consumos de combustível muito acima dos valores previstos.

Quais os principais indicadores da gestão de frotas?

Os KPIs (Key Performance Indicators, sigla em inglês) são os indicadores-chave de desempenho que permitem ter acesso a diversas informações essenciais para uma boa gestão de frotas. Alguns dos mais importantes são:

• TCO (Custo total de aquisição);
• Consumo de combustível e/ou eletricidade;
• Manutenção e reparação;
• Tempo de inatividade;
• Taxa de ocupação dos veículos;
• Taxa de incidentes (acidentes e multas);
• Emissões de CO2;
• Idade da frota;
• Desempenho dos motoristas.

Sabia que… Existe uma certificação energética para frotas? Este processo atesta o compromisso de uma empresa com a sustentabilidade, quando esta investe em ecofrotas, ou seja, em veículos amigos do ambiente.

Frota própria ou terceirização da frota: qual o mais adequado?

A contratação de uma empresa especializada em gestão de frotas alivia a carga de trabalho, trazendo também uma maior previsibilidade de custos, já que sabe de antemão o que irá pagar todos os meses. A terceirização também reduz o investimento inicial na frota.

Por outro lado, gerir a própria frota possibilita um maior controlo sobre a mesma, embora obrigue a um maior investimento inicial e a uma maior carga de trabalho.

Escolher entre frota própria ou terceirização depende de empresa para empresa e dos seus objetivos. A melhor forma de encontrar resposta é comparando o custo de cada solução tendo em conta os seus objetivos.

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A importância da gestão de frotas para as empresas

Seja para o transporte de mercadorias ou para viagens de negócios, os veículos desempenham um papel fundamental no crescimento das empresas.

Assim, cabe ao gestor garantir que a empresa tem sempre uma solução de mobilidade pronta a utilizar e capaz de operar com eficiência.

Quando alinhada com o compromisso ambiental da empresa, a gestão de frotas também contribui para os objetivos de desenvolvimento sustentável, apostando, por exemplo, em gasóleo renovável ou na mobilidade sustentável, nomeadamente na mobilidade elétrica.

As vantagens da gestão de frotas 

A melhor forma de exemplificar a importância desta atividade, é olhando para as suas vantagens.

1# Aumento da eficiência

Planeamento dos percursos, utilização de telemetria para rastrear e entender a utilização dos veículos e a redução dos tempos de inatividade: tudo isto contribui para melhorar a eficiência da frota. 

2# Redução de custos

O custo total de aquisição (TCO - Total Cost of Ownership) analisa o custo de um veículo não só pelo preço de aquisição, mas também por todas as despesas necessárias para mantê-lo operacional até ao fim do seu ciclo de vida. Sendo assim, a função do gestor é reduzir este TCO ao máximo, privilegiando a manutenção preventiva e aderindo a programas de vantagens em combustíveis, como os cartões Galp Frota.

3# Melhoria da segurança rodoviária

A manutenção preventiva, a monitorização da condução dos motoristas e a formação destes contribuem para um dia a dia mais seguro graças a melhores níveis de segurança rodoviária.

4# Redução das emissões de carbono

Já ouviu falar de logística verde? É um conjunto de práticas que reduz o impacto ambiental das frotas, através da utilização de tecnologias e biocombustíveis,  passando por um planeamento mais rigoroso ou até pela adoção de veículos bi-fuel ou carros elétricos para empresas. Tudo isto reduz as emissões, enquanto melhora a imagem do seu negócio.

6 dicas para melhorar a gestão de frotas

Aproveite ao máximo todas as vantagens de uma gestão de frotas eficiente, aplicando estas dicas.

1# Defina claramente os KPIs mais importantes para a sua empresa

Os indicadores da gestão de frotas variam consoante as empresas. Uma frota utilizada para deslocações dos colaboradores valoriza a taxa de ocupação de cada veículo. Já uma frota de mercadorias, privilegia, por exemplo, o desempenho dos motoristas. Defina KPIs claros e mensuráveis, para poder analisá-los e melhorá-los ao longo do tempo.

2# Utilize um sistema de gestão de frotas

A tecnologia é o seu maior aliado para melhorar os KPIs da frota. Um bom sistema de gestão analisa os dados da frota e produz relatórios para que possa tomar decisões fundamentadas.

3# Padronize os processos

A padronização faz com que cada membro da equipa saiba exatamente o que tem de fazer, quando e onde, reduzindo a probabilidade de erros.  E o resultado é visível: uma melhoria dos níveis de eficiência.

4# Estabeleça parcerias

Mesmo que não opte pela terceirização da frota, há outras parcerias que lhe possibilitam reduzir custos e aumentar o tempo de atividade dos veículos. É o caso das parcerias com concessionários, oficinas e postos de combustível. Por exemplo, com o cartão Galp Frota Corporate poupa simultaneamente nos abastecimentos e nos carregamentos elétricos. Além disso, esta solução permite-lhe também ter inúmeros descontos na rede de oficinas Mforce.

5# Ouça os seus motoristas e peça feedback aos clientes

As competências de comunicação de um gestor são essenciais para adaptar a sua estratégia à realidade. Ouvir os motoristas e os clientes permite ao gestor estar a par do que se passa no dia a dia e agir em conformidade.

6# Invista em ações de formação

Tanto o gestor como os motoristas beneficiam com uma aprendizagem contínua. Por exemplo, os motoristas podem fazer ações de formação em eco-condução, um estilo de condução que combina a segurança com a sustentabilidade. Outra dica passa por aproveitar o cheque de formação digital, para aumentar os conhecimentos das tecnologias existentes.

App Frotas Galp: o seu aliado na gestão de frotas

Utilize a app Frotas Galp, disponível para iOS e Android,  para controlar um dos principais KPIs da gestão de frotas: o consumo de combustível.

Já os seus colaboradores podem melhorar esse KPI ao utilizar a app Mundo Galp  e aproveitar os descontos associados aos cartões Galp Frota.